Vi hjälper företag att bli effektivare med hjälp av teknologins alla möjligheter. Framförallt smart integration, som både är vår specialistkompetens och nyckeln till en bra digitaliseringsresa. Trots det har jag, Stefan, suttit de senaste åren och kopierat och klistrat, varje månad, flera timmar, för att skapa våra fakturor. Vi har inte levt som vi lär… fram till nu.

Kruxet

På Contica arbetar vi helt ärendebaserat. En modell, som vi kallar för Systemintegration på kran. Det innebär att varje krona vi fakturerar måste ha ett internt ärendenummer i vårt system Accelo. Ärendenumret är ofta en referens till ett projekt hos våra kunder, som de har budgeterat för och internt vill följa upp kostnader för. Och det blir många ärenden. Vissa kunder vill ha sina ärenden i en samlingsfaktura, andra kunder vill ha dem uppdelade på flera fakturor för intern vidarefakturering, etc. Där sitter jag, månad efter månad, och hämtar information från Accelo, räknar i mina Google kalkylblad och sammanställer. Dubbelkollar, summerar och kontrollräknar.

Den här hanteringen innebär två stora problem för oss:
1.  Den tar tid.
2. Faktureringsprocessen är beroende av mig – jag är alltså nyckelperson i en av våra viktigaste processer. Det här behövde vi ändra på.

Lösningen

Både Accelo och vårt ekonomisystem Fortnox är molnsystem, så kallade SAAS, med öppna API:er. De ligger alltså inte på datorn, utan nås via webbläsaren och är utrustade med flera kontaktuttag – där man på ett strukturerat sätt kan koppla in sig, hämta och lämna information som man vill.

Vi använde Microsoft Logic Apps för att skapa ett affärsflöde mellan våra system, Accelo och Fortnox. Det gör att månadens fakturor skapas, kontrolleras och överförs automatiskt – allt enligt våra kunders önskemål. Än så länge går jag in och kontrollerar fakturorna innan de skickas och bokförs, men på sikt kommer även detta att automatiseras.

Känner ni igen er?

Då kan vi hjälpa er. Hör bara av er, så berättar vi hur.

Väl mött,
Stefan Wånggren, VD